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Dans notre contexte économique actuel, être productif au travail est une priorité à tous les niveaux hiérarchiques. Optimiser son temps de travail, être en capacité d'augmenter son niveau de performance dans un laps de temps déterminé n'est pas chose facile, les sollicitations étant légion, les tâches nombreuses et les nouvelles technologies ayant une fâcheuse tendance à détourner notre attention. Pourtant, la productivité est affaire d'organisation et de changement d'habitudes. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place.

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1. La productivité, c'est s'organiser !

S'il est primordial de bannir le multi-tasking et de prioriser les actions quotidiennes à effectuer, une adaptation de son organisation professionnelle permet d'être plus productif.

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Résister à la tentation de consulter ses emails non stop est essentiel ! Une étude démontre que les salariés passent en moyenne 2 heures par jour à les lire et à y répondre, et 65% des salariés checkent leurs boîtes mail toutes les 5 minutes... C'est évidemment bien trop pour pouvoir rester focus sur son travail. Il est donc bon voire même judicieux de prévoir des horaires fixes de consultation des emails, en début, milieu et fin de journée par exemple.

Aussi, à l'instar des sportifs de haut niveau, faire le vide mentalement permet de gagner en concentration, en calme et donc en efficacité. Instaurer une routine est un bon moyen d'y parvenir : boire le traditionnel café avant de s'y mettre, lire la liste des tâches à exécuter dans la journée, consulter tel site d'infos... 5 à 10 minutes suffisent en début de journée.

Quelle est une des hantises de bon nombre de salariés ? perdre son temps en réunion ! la "réunionnite", ce mal français qui plombe la productivité. Mais ce qui pèche vraiment est le manque de clarté qui peut en découler : près de 30% des employés déclare ne pas savoir véritablement quoi faire au sortir d'une réunion... un comble ! Aussi, résumer le contenu de la réunion par une liste claire de tâches à réaliser par telle et telle personne dans un espace de temps déterminé est un excellent moyen de s'en sortir par le haut.

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2. Repenser l'usage des technologies

Pour être productif, limiter les "distractions" technologiques, quoique douloureux pour certains, est obligatoire ! Les notifications du Smartphone, les innombrables applis et pages web ouvertes simultanément détournent notre attention de nos objectifs. Certains outils peuvent toutefois résoudre l'équation visant à trouver le bon équilibre entre utilisation nécessaire des technologies et gain de productivité.

aText

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L'appli aText permet notamment d'automatiser certaines réponses, de taper plus rapidement en reconnaissant les expressions liées aux abréviations tapées ou encore de concevoir des templates d'emails.

Zapier

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Zapier est une autre appli bien utile car elle regroupe plusieurs applis entre elles et automatise les actions, pour un gain de temps bien appréciable. Pour aller plus loin, nous vous proposons de découvrir le fabuleux Zapbook, présentant toutes les combinaisons possibles entre Zapier et les autres applications (De MailChimp à Twitter en passant par Excel...) Un must have !

Si certaines applis peuvent nous distraire, d'autres en revanche ont vocation à maintenir notre niveau de concentration et d'implication à son niveau maximal.

Forest App

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Se présentant sous la forme d'un jeu simple, l'appli consiste à nous inciter à laisser notre Smartphone de côté le temps qu'un arbre pousse via l'appli. Exit ainsi les consultations des comptes perso' Facebook, Twitter et Instagram sinon l'arbre meurt. Ludique voire enfantin mais efficace !

Controlled Multi-tab browsing

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Pas du tout axée sur le jeu mais pourtant salvatrice, "Controlled Multi-tab browsing" par Google est une extension de Google Chrome qui limite le nombre de pages web ouvertes à quelques unes seulement. Là encore, cela permet d'éviter de s'éparpiller.

3. Repenser son cadre de travail (au sens propre et figuré !)

Des études démontrent que l'ergonomie du poste de travail et l'environnement physique jouent grandement en faveur d'une meilleure productivité. La lumière naturelle doit être particulièrement favorisée au bureau, de même que la présence de plantes vertes (des vraies !) est bénéfique.

Aussi, adopter une certaine posture physique à son bureau est synonyme de meilleur confort et donc de diminution de la fatigue pour en bout de ligne être plus efficace. Le dos bien droit et callé à son fauteuil, les pieds à plat et l'écran d'ordinateur à hauteur des yeux sont des basiques qui ne sont pourtant pas toujours la règle. Cela peut paraître anodin mais cela conditionne la propension que nous avons à rester focus sur notre travail.

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Enfin, la communication doit être au centre du cadre de travail. Une communication plus fréquente avec sa hiérarchie mais aussi avec ses collègues. Beaucoup la prônent mais combien la mettent en place véritablement ? Il ne s'agit pas de créer de nouvelles réunions mais d'instaurer un dialogue interne plus systématique qui permet de prioriser les actions à effectuer, de partager la charge de travail si nécessaire, de corriger le tir et de déléguer quand cela est possible, car comme le dit l'adage : ça va mieux en le disant !

N'hésitez pas à nous faire part de votre retour d'expérience sur les pratiques que vous avez instaurées à votre travail dans le but de gagner en productivité.

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